每次发生交易时，永续盘存系统应将所有相关信息更新为公司的会计系统。
有两种主要库存管理系统的业务使用：a永久库存系统或者定期库存系统。
我们将介绍这两种系统的特性，并概述为什么大多数中小企业应该过渡到永动机库存会计系统，以及为什么迁移的前景并不像听起来那样令人生畏。
一个定期库存系统依赖员工进行定期审核库存，以更新库存信息 - 通常涉及物理计算存储中可用的库存，并将结果与销售数据的结果进行比较，以检查差异。这是一个非常耗时的任务，特别是对于处理大量股票的企业。然而，不处理许多订单的企业，例如汽车经销商，可能会使用定期存存系统更好。
以下是通过跟踪您的业务信息，提前形成良好习惯的方法：
通过不断录制销售，退货，折扣和其他杂项交易，所有相关利益相关者可以随时访问重要数据。这允许企业跟上实时需求随着更多信息可用，并进行必要的调整。这尤其重要，因为企业变得更加复杂。
作为一般规则，您可以在您的业务上编译的信息越多，纸张跟踪越详细，从长远来看，决策越好。采用永久性库存系统记录有用的交互需求预测和其他绩效指标下线。股票数量和可用性等信息是不可或缺的，因为您必须确保库存流量不会发生。
此外，永久性库存系统允许管理人员跟踪用于物理库存的信息以获取差异。虽然偶尔的物理库存检查仍然是良好的做法 - 特别是检查盗窃，腐败和可能的人为错误，但无需每天进行检查，节省人员的成本。它也是一个系统，因为工作人员每天不再需要进行繁琐的库存计数确定可用的库存金额。
在定期盘存制度下，年终盘存余额通常要调整以符合实际盘存盘点的结果。因此，偷窃很容易被忽略，缩减或计数错误，因为它是用作销售货物成本的参考的物理库存计数总数。相比之下，永久库存系统将允许您调查任何差异并进行必要的股票调整。
电子表格是提供您目前库存情况的快照的一个很好的工具。然而，随着业务的增长，需求预测成为管理库存和整体策略的一个组成方面。对于看到需求的季节性波动的许多零售和批发企业，能够访问有关销售和库存的历史信息，可以帮助未来做好良好的购买决策。
许多企业主担心与实施新系统相关的前期成本。这是一个有效的问题 - 传统上，企业资源规划系统（ERPS）可能是昂贵的和难以驾驭的，需要培训课程，这是额外的资源消耗。分析需要花费数万美元，这是一个神话——限制了对资源更多的大公司的使用。如今市场上有大量基于云计算的技术和SaaS解决方案，即使是最小的公司也可以使用预测技术。
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